miércoles, 23 de abril de 2008

Resumen Reuniónn 23/04/08

Compañeros Ecofloreros,



Sirva el presente documento como el acta de la reunión celebrada el día 23 de abril de 2008 de forma extraordinaria (en cuanto al emplazamiento) en el monte de Peñaflor.



En el transcurso de la misma, entre ensalada, empanada, cacahuetes, niños y perra se hizo una valoración de las actividades de nuestra cooperativa a lo largo de su corta historia, con el objeto de hacer balance de nuestra situación y así planificar nuestros próximos pasos en busca de un consumo responsable, basado en compartir trabajo, experiencias e información con nuestro entorno.



Para empezar hicimos un resumen de los proveedores con los que habitualmente trabajamos, un total de 11:



PROVEEDORES:



- Ecolecera: pasta y legumbres,

- Arjosa: varios productos principalmente alimentarios,

- COPAN: jabones y detergentes,

- “Julio”: chocolates,

- La Calandina: aceite de oliva,

- “Bernardo”: aceite de oliva,

- Ahimsa: embutidos vegetales,

- Félix: vegetales (principalmente zanahorias, cebollas y patatas)

- La Mejor Naranja: naranjas y mandarinas,

- Acebo del Moncayo: queso de oveja y cabra,

- Ecomonegros: pan



Analizamos las particularidades de cada uno de ellos (comunicación, realización de pedidos, logística, facturación…) y concluimos que, a excepción de “La Mejor Naranja”, les falta hacer un esfuerzo en la cuestión logística.



Mediante este análisis también pudimos constatar el trabajo que supone encargarse de hacer un pedido, pues consiste en las siguientes actividades:



- Para varios proveedores, obtener información de sus productos,

- Exponer la información a todos nuestros socios.

- “Lanzar” el pedido con una fecha tope,

- Recoger las peticiones de cada una de las familias, con productos y cantidades,

- Contactar con el proveedor y trasladar las peticiones

- Acordar con el proveedor una fecha de entrega o quedar a la espera de que te la comunique,

- Recibir o recoger el pedido, habiendo reservado el tiempo necesario para estar en casa o para pasar a recogerlo. Esta fase de la gestión se destacó como muy importante pues el tiempo es un recurso muy limitado como bien sabemos cada una de las familias.

- Una vez recogidos los productos, dividir el volumen total en las cantidades solicitadas por cada una de las familias, para poder distribuirlas convenientemente.

- Comunicar que el pedido está listo para recoger.

- Hacer la distribución interna, esto es, esperar una coincidencia espacio-temporal entre el solicitante y el encargado del pedido. Esto es, esperar a que los ecosocios recojan el pedido (lo deseable) o preocuparse de entregarlo. Esta fase también importante pues además del recurso tiempo, entra en juego el recurso “espacio” (de forma crítica para productos que requieran refrigeración)

- Elaborar una hoja para la contabilidad dividiendo los importes correspondientes a cada una de las familias partiendo de la factura, ticket o similar del proveedor.

- Pasar la hoja a la contabilidad, para que esta abone el importe correspondiente al proveedor, siempre y cuando haya fondos suficientes (que será así, si cada uno de nosotros nos preocupamos de que haya “cash”)

- Hacer el pago al proveedor,



Simplemente con la lectura de este listado de actividades, podemos comprobar lo trabajoso que es encargarse de un pedido.



Por otra parte, incluyendo como proveedores internos la realización de la Contabilidad y la de la Gestión de los recursos informáticos (página web, correo-e), mantenimiento de hojas de cálculo y bases de datos, tenemos un total de 13 proveedores que originan la mayor parte de las tareas a realizar en Ecoflor.



Por último, hablamos de la posibilidad de la entrada en Ecoflor de más socios atraídos por nuestras bondades cooperativas y coincidimos que deberíamos tener claros nuestros fines de autogestionarnos contando con el compromiso y esfuerzo altruista de todos.

Para fijar esta forma de actuar sería conveniente que todos nos implicásemos un poco más de forma voluntaria en la gestión de pedidos, pues de momento somos un total de 9 familias y sin embargo las actividades correspondientes a los 13 proveedores se centralizan demasiado en pocas personas. Recordar ese lema “compartir es vivir” famosa ya entre algunos de nuestros ecosocios.



Concluyendo, sería conveniente que:



- Nos ofrezcamos para gestionar pedidos, en la medida de nuestras posibilidades

- Propongamos nuevos proveedores en función de nuestras inquietudes



Además podemos proponer cualquier tema en la próxima reunión, para la que no fijamos fecha pero que podríamos realizar en la primera quincena de mayo.



Saludos y abrazos para todos,

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